업무문서 작성 요령

여기서 퍼옴 ^^

1. 일단 자료부터 확보
2. 보는 이의 입장에서
3. 길땐 첨부서류 활용
4. 제목이 성패를 좌우


◆자료를 찾기 전에 컴퓨터 자판부터 두드리지 말라

‘비즈라이팅’ 저자 임은령씨는 “글쓰기에 공포감을 가진 사람은 사전 준비도 없이 컴퓨터 자판을 열고 고민부터 먼저 하는 사람이 많다”며 “고민해봐야 시간만 갈 뿐 아무것도 해결되지 않는다”고 말했다.

보고서나 제안서 등을 작성할 때 가장 먼저 해야 하는 것은 자료를 찾고 이와 관련한 다른 사람의 의견을 묻는 리서치 작업이 우선. 덮어놓고 컴퓨터 앞에서 ‘첫 줄’을 수백 번 썼다 지웠다 반복하는 것은 일을 거꾸로 하는 것이라는 얘기다.

◆보고서, 한 장으로 압축하라

서류작성 대행 등 비즈니스라이팅 서비스업체 라이터스 김익수 대표는 “아무리 긴 보고서라도 원칙은 A4 용지 한 장 정도에 압축해서 상사가 짧은 시간에 판단을 내릴 수 있게 해야 한다”고 말했다. 몇 장씩 넘어가는 긴 보고서는 상사의 시간을 빼앗을 뿐 아니라 상사로부터 짜증스러운 전화를 받기 일쑤다. “그래서 결론이 뭐야?”

김 대표는 “한 장에 다 담지 못해 보충 설명이 필요한 부분은 상사가 시간이 나면 볼 수 있도록 첨부서류 형식으로 작성하면 된다”며 “내용이 짧은 보고서라도 상단에 몇 줄로 요약해 주는 습관을 길러야 한다”고 말했다.

◆글을 보게 될 고객의 입장에서 쓰라

삼성SDS멀티캠퍼스에서 사내용으로 ‘한 장짜리 보고서 만들기’ 과정을 운영 중인 최은영 선임컨설턴트는 “고객(직장 상사) 중심의 글을 쓰는지 항상 점검해 보라”고 권한다. 글이 쓸데없이 길어지고 핵심이 흐려지는 가장 큰 이유는 글을 쓰는 본질과 별 상관없는 자신의 이야기가 많이 포함되기 때문이라고 그는 설명한다. 최 선임컨설턴트는 “표나 그래프를 이용하면 사족을 줄이고 상대방이 한눈에 보고서의 내용을 파악할 수 있는 장점이 있다”고 말했다.

◆제목이 문서 전체의 가치를 좌우한다

직장인 상대로 글쓰기 교육을 하는 채병광 목원대 겸임교수는 “시선을 끌 수 있는 제목이냐 여부에 따라 문서 자체의 가치도 달라진다”고 조언했다. 카피라이터이기도 한 그는 “수많은 보고서나 기획서를 받는 상사는 제목을 보고 보고서 가치에 대한 1차적인 판단을 한다”며 “사안에 대한 새로운 접근을 보여주는 제목이라야 상사가 보고 내용을 자세히 읽어보고 적극적인 판단을 해 줄 것”이라고 말했다